Sztuka posługiwania siędanymi#1 początki, czyli kontekst ma znaczenie

Ich przygoda z wizualizacją danych zaczęła się niedawno. W kolejnych artykułach poznacie drogę Kasi i Weroniki – od fascynacji aż po tajniki komponowania skutecznych prezentacji opartych na danych. I to na każdy temat! Przygotowaliśmy cykl artykułów, gdzie znajdziecie wskazówki, pozwalające Wam tworzyć analizy pełne danych i wykresów, które… „same” się czytają. Pokażemy, że jest kompromis między „chcę” a „muszę” oraz „wszystko” i „sedno”.

Historia autorek tego artykułu – Kasi i Weroniki – z pewnością przypominać może historię wielu. Większość z nas kojarzy i rozumie „storytelling” (modny ostatnio wyraz, który oznacza ni mniej ni więcej tylko umiejętność opowiadania historii – przyp. red.) jako umiejętnie prowadzoną narrację, która angażuje odbiorcę. Opowiadana historia wzbudza ciekawość, buduje zaufanie i przyciąga uwagę. Ale „storytelling danych”? Kiedy o tym pomyśleć, do głowy przychodzą raporty, wykresy, dashboardy, których analiza wymaga dużego wysiłku intelektualnego. Czy liczby można pokazać w ciekawy, angażujący sposób? Czy każdy z nas może tworzyć materiały, które zapadają w pamięć, a dane są w nich przedstawione optymalnie dla odbiorcy? Zapraszamy do lektury naszych artykułów. Zaczynamy!

Mózg przyswaja 32 tys. obrazów na godzinę

W ciągu godziny nasz mózg jest w stanie przeczytać 10 tys. słów. W tym samym czasie może przyswoić aż 32 tys. obrazów. O sukcesie prezentacji czy dashbordu decydują: rzetelność danych, estetyka wykresów oraz czytelność dla odbiorcy. To właśnie te elementy budują jego zaufanie. Mniejszy wysiłek, który wkładamy w wyciąganie wniosków, sprzyja podejmowaniu decyzji. A właśnie po to tworzymy materiały, by odbiorca (nasz szef, współpracownik, partner biznesowy) mógł podjąć jakąś ważną decyzję. 

Informacja zwrotna ma moc 

Coraz częściej tworzymy materiały przesyłane do samodzielnego przeczytania. Praca zdalna, wirtualne i rozproszone zespoły, szybkie przełączanie się ze spotkania na spotkanie, a przede wszystkim brak osobistej interakcji i np. możliwości dopowiedzenia pewnych informacji wymuszają na nas dodawanie większej liczby szczegółów. Tymczasem, paradoksalnie, taki materiał powinien zawierać więcej tekstu. 

Informacja zwrotna to potężne narzędzie – wykorzystaj je! 

Kluczowe jest bowiem zawarcie odpowiedzi na pytania, jakie być może pojawią się w głowie osoby odczytującej materiał bez naszego udziału. Warto próbować postawić się w roli odbiorcy – to trudne, bo dla autora zagadnienia są klarowne. Co z tym zrobić? Nasza propozycja: poproś koleżankę lub kolegę z zespołu o informację zwrotną. Niech spojrzy świeżym okiem na materiał i oceni, czy jest czytelny. Zastanów się, czy wnioski, które wyciągnie, są zbieżne z Twoimi założeniami. Informacja zwrotna to potężne narzędzie – wykorzystaj je!

Poznaj kontekst i zrozum odbiorcę

Proces przygotowania prezentacji ma swoje prawa. Przypomina trochę pracę śledczego, który, aby osiągnąć sukces, musi zgromadzić jak najwięcej danych o okolicznościach i uczestnikach zdarzenia – każdy detal może mieć znaczenie! Na tym etapie Twój sukces przygotowania dobrej prezentacji zależy od odpowiedzi na pytania.

1. Kto jest odbiorcą prezentacji i dlaczego ją przygotowujesz? 
   Zbierz jak najwięcej informacji. Jeżeli odbiorcą jest współpracownik, możesz przedstawić dane bardziej szczegółowo. Jeśli odbiorcą jest przełożony, skup się na przekazaniu sedna (esencja w postaci executive summary* pozwoli odbiorcy szybko poznać wnioski i zachęci do dalszego przeglądania dokumentu). 
2. Co jest tematem prezentacji? 
   Ułóż materiał tak, aby prowadził odbiorcę od poznania zagadnienia aż do wniosków i decyzji, które podejmie za pomocą przygotowanych przez Ciebie danych. To Ty jako ekspert znasz szerszą perspektywę. Wskaż jeden z możliwych kierunków, jakie należy obrać w procesie. Warto przygotować argumenty odpowiadające na pytanie „dlaczego?”. Nawet jeśli nasze rekomendacje okażą się nietrafione, to nie powód do zmartwień. Z pewnością zapoczątkują dyskusję i refleksje. I o to chodzi! 
3. W jaki sposób przedstawisz zebrane materiały?Sposób i sytuacja prezentacji materiału – prezentacja podczas spotkania czy materiał do samodzielnego czytania – wpływają na zawartość. Jeśli dane będą przedstawiane w czasie rzeczywistym, ogranicz liczbę informacji na slajdzie do tych najważniejszych.  

Zacznij analogowo

To nasza ulubiona rada dla osób, które tworzą różne materiały. Poznaj kontekst, zrozum odbiorcę, a następnie zaprojektuj układ treści na kartce papieru lub w notesie (analogowo!). Dzięki temu dużo łatwiej dostrzeżesz perspektywę całości, a w sytuacji zmiany koncepcji… łatwiej będzie Ci wyrzucić zawartość i zacząć jeszcze raz (oszczędność energii i ograniczenie frustracji).

Zanim zaczniesz tworzyć różne materiały, poznaj kontekst, zrozum odbiorcę, a następnie zaprojektuj układ treści na… kartce papieru.

3 kroki do sedna

1. Streść materiał w executive summary. 
2. Zapisz najważniejszą myśl (np. co wyjątkowego jest w Twoich danych), używając w tym celu dwóch lub trzech zdań.
3. Spróbuj odpowiedzieć sobie na pytanie: Jak jednym zdaniem mogę opisać mój materiał?

Jeśli chcesz wiedzieć więcej 

Do tego artykułu dołączamy szybki quiz. Znajdziecie go na społeczności @Way of Working. Zapraszamy także do kontaktu z nami – możecie do nas pisać na skrzynkę mailową lub w aplikacji MS Teams. Chętnie wesprzemy Was radą lub podzielimy się opinią.

*Executive summary (albo management summary) – streszczenie, określenie najważniejszych wniosków, opisanych problemów biznesowych. To także „why”, czyli odpowiedź na pytanie, dlaczego odbiorca powinien przeczytać przygotowany materiał w całości. 

Katarzyna Wolska-Górecka, Centrum Eksperckie – Way of Working
Weronika Westwańska, Centrum Eksperckie – Finance Support and Innovations