Jak korzystać z narzędzi do komunikacji?Po prostu

Wyobraź sobie dzień bez Outlooka, Teamsów, Azure’a, Signala lub jakiegokolwiek komunikatora. Nie jest to aż takie trudne, bo wielu z nas pamięta czasy, gdy skrzynka mejlowa i telefon wystarczyły do tego, aby się ze sobą komunikować. Nie zawsze ta komunikacja była efektywna. Dzisiaj mamy więcej narzędzi i może to być błogosławieństwem, ale także klątwą. Dobre jest to, że jesteśmy dla siebie bardziej dostępni. Gorsze, że więcej powiadomień to więcej bodźców.

Przede wszystkim większa liczba bodźców generuje większy stres. Większy stres utrudnia podejmowanie decyzji, powoduje zmęczenie, większą podatność na choroby, a w dłuższej perspektywie – wypalenie zawodowe. W skrajnych przypadkach – depresję. Jak więc wykorzystać dobrodziejstwo postępu informacyjnego, by nie paść ofiarą tych ryzyk? Pozwól, że podzielę się swoimi przemyśleniami. Potraktuj te wskazówki luźno, jako studium przypadku. Najważniejsze, aby metody zarządzania pracą były dopasowane do Ciebie i tego, czym się zajmujesz.

Weźmy na tapet Azure – narzędzie do planowania

Ja na przykład zaczynam dzień od sprawdzenia swojej listy zadań. Dopiero później sprawdzam kalendarz w Outlooku i tak przygotowany idę na daily. Oczywiście sama praca zaczyna się nieco później. I tu pojawia się cały repertuar powiadomień, przychodzących mejli, pushów, połączeń, wrzutek. Znamy to aż nadto dobrze! Jeśli mamy się trzymać planu dnia, to musimy ograniczyć sobie te doznania. A więc może by tak… dwie godziny dziennie popracować w trybie offline? Jest to czas na pracę, która wymaga największego skupienia.

Ale jak tu pracować offline, gdy…

Gdy kalendarz jest naszpikowany spotkaniami? Moja odpowiedź: założyć blokady w kalendarzu. Tak, wiem. Nie wszyscy to tolerują, ale czasy się zmieniły. Pracujemy zdalnie, mamy więcej spotkań zdalnych, a to mocno obciąża nasze kalendarze. Jeśli mamy pracować, musimy mieć czas na pracę. Może to oczywistość, ale mam wrażenie, że przez mnogość spotkań tego czasu nam niekiedy brakuje.

Jak połączyć Outlooka z Teamsami?

Ostatnio spotkałem się z pytaniem, które stało się inspiracją do napisania tego artykułu: jak połączyć Outlooka z Teamsami? Podstawą tego pytania było to, że obydwa narzędzia się czasami dublują. I to jest prawda, dlatego przenoszę do Teamsów tyle komunikacji, ile mogę. Na przykład całą komunikację wewnątrz zespołu przeniosłem do funkcji Zespoły. Możemy tam gromadzić pliki w osobnej zakładce, zapisywać notatki z podsumowań i retrospekcji. Dzięki temu o wiele prościej wyszukacie interesujące Was informacje po jakimś czasie. Funkcja Szukaj w Teamsach sprawdza nie tylko treści wiadomości, ale też zawartość plików. Jeśli wszystko będziecie zbierać w jednym miejscu, będzie Wam łatwiej odszukać ważną informację. Chmura, na której opierają się Teamsy, jest dużo wygodniejsza niż dyski wspólne.

Jeśli wszystko będziecie zbierać w jednym miejscu, będzie Wam łatwiej odszukać ważną informację.

Outlook wciąż będzie przydatny w komunikacji, która dotyczy osób w większych grupach pomiędzy tribe’ami. Zwłaszcza gdy jest wielu adresatów, choć i tu ze swoim zespołem testuję pewne rozwiązania w Teamsach. Chętnie podzielę się z Wami w przyszłości rezultatami tych testów.

Podstawą jest elastyczność

Gdy planujesz swój sprint, pomyśl też o dniu, w którym możesz sobie pozwolić na mniej spotkań. Na przykład zazwyczaj mam mniej spotkań w piątki i w ten dzień:

• odpisuję na mejle, na które odpisać nie zdążyłem w inne dni,
• robię szkolenia w ILC,
• podsumowuję tydzień i planuję kolejny.

Pamiętaj, że elastyczność jest podstawą i wszystko zależy od tego, jaką pracę wykonujesz. Sam dużo pracuję z treścią, więc pomagam sobie narzędziami, które przyspieszają mi pracę. Na przykład w napisaniu tego artykułu pomogły mi Language Tool i ChatGPT, ale to nie znaczy, że napisały go za mnie. To jest nieco inny temat, na inną okazję.

Trudno być wydajnym i kreatywnym, gdy nie mamy czasu na oddech lub choćby najprostszą formę integracji z ludźmi.

Tymczasem – by znaleźć taki „luźniejszy dzień” – warto spojrzeć wstecz na swój kalendarz. Dzięki temu ocenisz, kiedy masz zazwyczaj trochę mniej spotkań. Jeśli nie masz takich dni, to niedobrze. Droga do wypalenia zawodowego wiedzie niestety przez maratony spotkań i brak czasu na pracę „przy biurku”. Nie jest też najzdrowszy brak czasu na interakcję ze swoim zespołem. Choć to oczywiście bardziej zależy od specyfiki tego zespołu, Twoich własnych preferencji i produktu, nad którym pracujecie. W pracy twórczej, kreatywnej spotkania „przy kawie” też są ważne. Trudno być wydajnym i kreatywnym, gdy nie mamy czasu na oddech lub choćby najprostszą formę integracji z ludźmi, z którymi pracujemy. Z doświadczenia wiem, że takie rozmowy często bywają źródłem inspiracji i motorem najlepszych pomysłów.

Kiedy spotkania mogłyby być mejlami

Warto też przemyśleć, czy dany kanał komunikacji jest tym najlepszym. Są spotkania, które mogłyby być mejlami, ale są też mejle, które mogłyby być spotkaniami. Tu warto pamiętać o podstawach:

• w wypadku skomplikowanych tematów lepiej zrób spotkanie – grunt, aby służyło rozwiązaniu problemu,
• jeśli masz tzw. szybki temat, lepiej napisz do koleżanki lub kolegi (najlepiej przez Teamsy). Starajmy się jednak uszanować status naszego adresata. Jeśli ktoś ma status „nie przeszkadzać”, to w tej sytuacji piszę mejl lub po prostu sprawdzam status tej osoby później. Dzięki temu też możemy zadbać o siebie nawzajem. Oczywiście są też skrajne sytuacje, ale to nie jest artykuł o takich wypadkach.

Dobry moment, aby się zatrzymać

Mamy okres rozmów śródrocznych i może to jest dobry moment, aby się zatrzymać i zrobić sobie bilans z samym sobą? Narzędzi pracy będzie coraz więcej, a nasz umysł nie nadąży za wszystkimi nowościami. Dlatego na koniec – krótkie podsumowanie.

1. Wybierz te narzędzia, z których korzystasz najczęściej.
2. Sprawdź swój kalendarz wstecz. Oszacuj, ile czasu dziennie możesz przeznaczyć na pracę offline. 
3. Sprawdź też, czy któryś z dni w Twojej pracy może być tym, w którym więcej czasu możesz poświęcić na pracę przy biurku, a mniej na spotkaniach.
4. Pracuj offline, to znaczy – wyłącz Outlooka, Teamsy i wszystkie możliwe źródła przypomnień.
5. Uważnie obserwuj, co działa, a co niekoniecznie. Dzięki temu znajdziesz własny sposób na to, aby praca była lżejsza i przyjemniejsza.
6. Nie pisz mejli, które mogą być krótką rozmową, ale też nie tocz długich mejlowych dyskusji, jeśli możesz zorganizować spotkanie.

Chcesz się podzielić swoim przykładem lub podyskutować? Wejdź na stronę społeczności Po prostu na Viva Engage (dawny Yammer)! 

Marcin Grocki, Po prostu/CoE Communication and Brand Experience