Jeśli komunikujesz się synchronicznie...

Komunikacja synchroniczna to szybki sposób komunikacji. Zakłada jednak, że obie strony chcą i mogą w tym samym momencie wygospodarować czas na rozmowę. Ale przecież nie zawsze tak jest.

Pewnie nieraz zdarza się, że pracujesz w pełnym skupieniu nad bardzo ważnym zadaniem i nagle… Podchodzi kolega z zespołu i chce rozmawiać o rezultatach ostatniego sprintu. Zajmie Ci tylko chwilkę. Ktoś inny pilnie potrzebuje konsultacji, jak zrobić prezentację w Power Poincie. Jesteś przecież ekspertem. Mija kilkanaście minut – znów próbujesz osiągnąć stan głębokiej koncentracji. Na próżno – Outlook przypomina o kolejnym spotkaniu. I jeszcze dzwoni telefon – szef prosi o raporty z ubiegłego tygodnia. Musisz podpytać kolegę, jaki jest status raportu. Kolegi nie ma, więc szukasz innej osoby, która Ci pomoże. Ta nie, tamta też nie, hmm… Trzeba poszukać kogoś innego. Jeden telefon, a tu lawina działań, która zaczyna przygniatać. Nieoczekiwanie pojawia się zapytanie na czacie, czy już przeanalizowałeś ważny dokument :) Znamy to dobrze – z życia wzięte.

Kiedy komunikacja synchroniczna przeszkadza

Wtedy, kiedy robimy rzeczy wymagające wysokiej koncentracji. Zwłaszcza w najbardziej produktywnym dla nas czasie, np. do południa. Odrywamy się od tego, nad czym pracujemy, i włączamy tryb dostępności dla otoczenia. Po jakimś czasie próbujemy znowu wrócić do stanu pełnej koncentracji, ale to też zajmuje czas. Jeśli dzieje się tak któryś raz z rzędu, nasza skuteczność spada, a rośnie rozdrażnienie. Bo mija dzień, a my mamy poczucie niedosytu, że tak niewiele udało się nam zrobić. No, może prócz komunikowania się ze wszystkimi wokół w trybie ciągłym…

Synchronicznie? Najlepiej w biurze

Komunikacja synchroniczna to podstawa kontaktów podczas pracy w biurze. To czas na pracę zespołową wokół wspólnie realizowanych celów. To też czas na nieformalne spotkania – przy kawie lub na lunchu. Będąc w biurze, łatwiej nam dostrzec, co robi osoba, z którą chcemy porozmawiać. Czy jest skupiona i ze słuchawkami na uszach nad czymś pracuje. Wtedy wiemy, że nie należy jej przeszkadzać. Trudniej jest, gdy pracujemy zdalnie i próbujemy się kontaktować, zakładając, że wszyscy są dostępni online.

Biuro to naturalne środowisko dla komunikacji synchronicznej.

Problem z komunikacją real-time-all-the-time

Badania pokazują, że pracownicy spędzają blisko 80 proc. czasu pracy na komunikacji (głównie synchronicznej) z innymi członkami zespołów, przede wszystkim na spotkaniach i czatach. Ten trend w stronę prawie ciągłej komunikacji oznacza, że pracownik musi organizować dzień wokół wielu spotkań, między którymi usiłuje wykonać swoją pracę, zerkając przy tym na maile, czat, wiadomości na komunikatorze. Rozwój technologii mobilnych powoduje, że komunikacja nie jest ograniczona do biura lub godzin pracy. Możemy być podłączeni cały dzień…

Trudność w koncentracji

Jest coraz więcej dowodów na to, że komunikacja real-time-all-the- time powoduje trudność w koncentracji, eksploatuje nasze wewnętrzne zasoby, powoduje, że postęp w pracy nie jest imponujący. Zadania angażujące funkcje poznawcze, włączające kreatywne myślenie (np. projektowanie, kodowanie, analiza ryzyka, praca nad strategią, innowacjami, rozwiązywanie problemów, uczenie się nowych rzeczy) wymagają okresów pracy głębokiej, bez czynników rozpraszających uwagę.

Nie wszystko trzeba odebrać natychmiast

Wiele firm na świecie pracujących w modelu zdalnym lub hybrydowym coraz bardziej docenia wagę komunikacji asynchronicznej. Nie wszystkie komunikaty muszą być odebrane natychmiast, nie zawsze musimy podjąć działania już teraz. Nie jesteśmy dostępni real-time-all-the-time, obsługując wszystkie zgłoszenia, ponieważ mamy również zadania, które wymagają skupienia i odcięcia się od strumienia komunikatów. Z komunikacji synchronicznej korzystaj wtedy, gdy ma to sens – kiedy docierają do Ciebie wiadomości czy zadania wymagające natychmiastowej reakcji.

Komunikacja synchroniczna to każdy rodzaj komunikacji, który wymaga udzielenia natychmiastowej odpowiedzi.

Warto uzgodnić, co jest synchroniczne

W komunikacji synchronicznej nadawca i odbiorca muszą być dostępni jednocześnie – albo fizycznie, albo wirtualnie. Wysyłasz wiadomość, a odbiorca przetwarza informację i odpowiada natychmiast. Uzgodnijcie w zespołach, co jest synchroniczne, a kiedy odpowiedź może poczekać (komunikacja asynchroniczna – więcej na ten temat dowiesz się z artykułu „Czy potrafisz się komunikować asynchronicznie”). W pracy indywidualnej zadbaj o czas na pracę głęboką w najbardziej korzystnym dla siebie przedziale czasowym. Zaplanuj również czas na obsługę asynchronicznych komunikatów.

Kanały w komunikacji synchronicznej:

rozmowa 1:1,
spotkanie twarzą w twarz lub na żywo face 2 face,
rozmowa telefoniczna,
telekonferencja,
wideokonferencja,
komunikator, np. WhatsApp, Messenger, SMS – jeśli odpowiadamy natychmiast.

O tym trzeba pamiętać w komunikacji synchronicznej

Bądź skoncentrowany w czasie słuchania.
Poświęć niepodzielną uwagę osobie mówiącej.
Nie projektuj, nie interpretuj tego, co ktoś mówi.
Jeśli czegoś nie rozumiesz – zapytaj.
Staraj się nie przerywać.
Rozwijaj sztukę empatii.
Czasami milczenie jest złotem!

Komunikacja synchroniczna w ING

To ważna forma współpracy, która wspiera Way of Working, czyli zbiór założeń, które przyświecają organizowaniu pracy w naszym banku. O nowych formach komunikacji ważnych dla hybrydowego modelu pracy w ING przeczytasz także w intranecie: Strona główna/O ING/Nasza strategia/Hybrydowy model pracy/O nowej komunikacji.

W zespołach warto wcześniej określić ramy dla pracy, np. ile razy w tygodniu się spotykacie, kiedy i przez jaki kanał się kontaktujecie (mail, grupa na Teams, chat, komunikator). Uzgodnijcie też wcześniej, co jest synchroniczne, a kiedy odpowiedź może poczekać (komunikacja asynchroniczna).
W pracy indywidualnej zadbaj o dostępność dla zespołu i interesariuszy, kiedy tego potrzebują. Ustal z nimi najbardziej efektywną formę kontaktu (telefon, mail, MS Teams).

Małgorzata Korytowska, Pion CEO, Iwona Demidowicz-Wawrzyniuk, Centrum Eksperckie – Way of Working

Jeśli komunikujesz się synchronicznie…Szybki sposób komunikacji