Czy potrafisz się komunikowaćasynchronicznie?Efektywnie, chociaż nie online

Czy wszystkie wiadomości e-mail,  które otrzymujesz, muszą być odebrane natychmiast? Czy od razu musisz się włączyć do otwartej dyskusji w swoim ulubionym kanale tematycznym? Zdecydowanie nie. I nie oznacza to, że można zignorować te wiadomości. Chodzi o to, aby nauczyć się komunikacji asynchronicznej – zwłaszcza teraz, kiedy pracujemy zarówno z biura bankowego, jak i domowego. 

Komunikacja asynchroniczna zaczyna odgrywać bardzo dużą rolę w pracy zdalnej. Brakuje nam wtedy bezpośrednich kontaktów, nieformalnych spotkań, podczas których udawało się obgadać wiele tematów. Jako remedium na tę sytuację zaczynamy organizować spotkania, którymi wypełnia się nasz kalendarz. Można spróbować inaczej, ale to wymaga zmiany nawyków. Chcesz poznać opinię kilku osób – nie wysyłaj od razu zaproszenia na wideokonferencję. Napisz mail, przedstaw swój dylemat z prośbą o odpowiedź we wskazanym przez Ciebie terminie. Skorzystaj z kanałów tematycznych w MS Teams lub społeczności na Yammerze i zachęć innych do tej formy dyskusji. Poproś o komentarze do swojego pomysłu, wykorzystując wspólną przestrzeń do pracy zespołowej w Confluence. Nie wszystko natychmiast, nie wszystko od ręki, nie przerywaj ciągle pracy osobom, które są skupione na innym zadaniu. Sprawdzaj ich dostępność. Wysyłaj prośbę o oddzwonienie w wolnej chwili. Organizuj sobie czas tak, aby w kalendarzu znalazło się okienko na obsługę wszystkich zgłoszeń komunikacyjnych – obróbkę maili, oddzwanianie, odpowiedzi na wiadomości z komunikatora, włączenie się do dyskusji.

Komunikacja asynchroniczna to nie chwilowa moda.

Komunikacja asynchroniczna

To każdy rodzaj komunikacji, która nie odbywa się w czasie rzeczywistym – na przykład kiedy nadawca wysyła wiadomość, a odbiorca sięga do niej w dogodnym dla siebie czasie. 

Komunikację asynchroniczną wybierz, jeśli:

• chcesz, by informacja dotarła do szerokiego grona odbiorców, i nie jest potrzebna natychmiastowa  informacja zwrotna lub działanie; 
• zbierasz informacje od wielu osób, by przygotować np. raport wynikowy, opis produktu, prezentację na QBR; 
• w ramach budowania transparentności członkowie zespołu chcą się podzielić statusem realizowanych działań; 
• zagadnienie jest trudne i każdy z odbiorców musi zapoznać się z informacją, przemyśleć ją oraz przygotować odpowiedź;
• dokument wymaga wielu opinii i dobrze, aby każdy zapoznał się z opinią pozostałych osób; 
• nie ma znaczenia warstwa emocjonalna komunikatu;
• komunikat jest do tego stopnia czytelny, że nie ma obaw, aby został źle zinterpretowany.

Bankowe narzędzia, które wspierają nowe nawyki

Mamy już w banku narzędzia, które wspierają komunikację asynchroniczną: MS Teams, Confluence, ServiceNow, Sharepoint. Opisujemy je szerzej w intranecie. Warto też korzystać z możliwości nagrania wypowiedzi lub nakręcenia krótkiego filmu. Tak przygotowany komunikat prześlij do właściwej osoby – odsłucha i obejrzy w dogodnym czasie. Umów się w zespole, z których narzędzi komunikacyjnych korzystacie i do jakich zadań. Jeśli tylko temat nie wymaga natychmiastowej reakcji – korzystaj z komunikacji asynchronicznej. W ten sposób nie odrywasz nikogo od pracy, wykazujesz zrozumienie i szacunek dla skupienia innych. A dodatkowo możesz przemyśleć swój komunikat, wyważyć słowa, popracować nad klarownością wypowiedzi. Korzystanie z narzędzi wspierających komunikację asynchroniczną daje nam możliwość dokumentowania ustaleń, zapisywania opinii, edytowania wspólnych dokumentów. Automatycznie tworzy się baza wiedzy wokół pewnych tematów. 

Jeśli praca zdalna jest przyszłością, to komunikacja asynchroniczna jest ważnym czynnikiem, który decyduje o produktywności zespołu.

Jak wprowadzić komunikację asynchroniczną do swojej pracy 

• Pomyśl, jak się czujesz, kiedy ktoś ciągle przerywa Ci pracę. A jak się czują inni, kiedy Ty to robisz? Zacznij od siebie – nie zwołuj natychmiast spotkania, jeśli masz temat do omówienia. Zastanów się, jak go przekazać innym i jak to zrobić dobrze, aby szanować czas i uwagę odbiorcy. 
• Pytaj, czy spotkanie jest naprawdę potrzebne, czy temat nie może być obsłużony asynchronicznie. 
• Podpowiadaj innym, kiedy warto zmienić planowane spotkanie na komunikację asynchroniczną (komunikat tekstowy, nagranie dźwiękowe, wideo).
• Naucz się rozpoznawać, które sprawy wymagają pilnej reakcji, a które mogą poczekać ileś minut czy godzin. Umów się w zespole i z menedżerem, w jaki sposób sygnalizujecie takie sprawy.
• Nie wydzwaniaj do innych z pytaniem, czy już odebrali Twój mail lub wiadomość. Tym, którzy tak działają, zwracaj uwagę, że regularnie odpowiadasz na komunikację, ale nie natychmiast.
• Jeśli masz pytania dotyczące swojej pracy, zadawaj je kanałami tematycznymi na Teamsach – eksperci będą mogli Ci pomóc, a inni przy okazji też się nauczą.
• Kiedy piszesz, stosuj zasady prostego języka (zasady „Po prostu”) – pisz zwięźle, spójnie, klarownie. Przyjmij zasadę, że jeśli tekst ma np. więcej niż tysiąc słów, powinien mieć przygotowane streszczenie. 
• Jeśli masz wątpliwości, przed opublikowaniem czy wysłaniem tekstu skorzystaj z aplikacji PROSTOMAT.
• Wzbogacaj komunikację asynchroniczną nagraniami wideo – przygotowując je np. w MS Teams. Nagranie wzbogaca komunikację o kontekst werbalny i emocjonalny.
• Używaj emoji – przynajmniej częściowo pomagają zastąpić mowę ciała. I zaraz wymiana myśli staje się bardziej włączająca.
• Ustal w zespole plan komunikacji. Uzgodnij, jakie treści przekazujecie w sposób asynchroniczny i z jakich narzędzi korzystacie, a jak przekazujecie komunikaty wymagające natychmiastowej reakcji.

Dlaczego warto się komunikować asynchronicznie

1. Służy to lepszemu planowaniu pracy.
   W godzinach największej produktywności możesz się koncentrować na indywidualnej pracy (która z reguły wynika z celów całego zespołu). W kalendarzu zaplanuj czas na odbiór maili, oddzwanianie, opiniowanie.
2. Wspiera komunikację dotyczącą złożonych, wielowątkowych tematów.
   Taka komunikacja często obejmuje wiele aktywności: pisanie, czytanie, przemyślenia, analizy. Z reguły nie jest to jeden punkt w czasie, ale cały proces komunikacyjny.
3. Buduje firmowe know-how.
   Spisana wiedza to doskonałe źródło informacji dla osób, które przychodzą do organizacji, które były nieobecne przez jakiś czas w pracy, i dla nas samych… po upływie pewnego czasu („lepszy tępy ołówek niż wyostrzona pamięć”).
4. Ułatwia klarowne przekazywanie informacji.
   Dzięki tej formie komunikacji uczymy się lepiej definiować temat i precyzować zapytania. Daje nam ona czas na przemyślenie odpowiedzi, a nie mówienie pod wpływem emocji. Taka komunikacja ma wyższą jakość.
5. Zmniejsza stres i zwiększa efektywność.
   Masz szansę na pracę bez ciągłego odrywania się przez bieżącą obsługę maili, odbieranie telefonów, czatowanie. Pracujesz w spokoju, robisz to, co masz do zrobienia. To się przekłada na mniejsze rozdrażnienie, nie frustrujesz się. To mniej stresu i lepiej poukładany dzień.
6.  

Pamiętaj!

• To, że dzwoni telefon, nie oznacza, że musisz go odebrać natychmiast.
• To, że otrzymałeś mail, wiadomość, powiadomienie, nie oznacza, że od razu musisz na nie odpowiedzieć.
• Na rozmowę telefoniczną też można się umówić – konkretna godzina i punkty do omówienia.
• Daj przykład – wyłączaj dźwięk w telefonie, ustaw tryb „Nie przeszkadzać” na komunikatorze.
• Przeglądaj maile w zaplanowanym czasie, odpisuj na nie np. raz dziennie, w drugiej połowie dnia, oddzwaniaj także w zaplanowanym na to czasie.

Komunikacja asynchroniczna w ING

To jedna z form współpracy wspierająca Way of Working, czyli zbiór założeń, które przyświecają organizowaniu pracy w naszym banku. O nowych formach komunikacji ważnych dla hybrydowego modelu pracy w ING przeczytasz także w intranecie: Strona główna/O ING/Nasza strategia/Hybrydowy model pracy/O nowej komunikacji. 

• W zespołach warto wcześniej określić ramy dla pracy, np. ile razy w tygodniu się spotykacie, kiedy i przez jaki kanał komunikacji się kontaktujecie (e-mail, grupa na Teams, chat, komunikator). Uzgodnijcie też wcześniej, co jest synchroniczne, a kiedy odpowiedź może poczekać (komunikacja asynchroniczna). 
• W pracy indywidualnej zadbaj o dostępność dla zespołu i interesariuszy, kiedy tego potrzebują. Ustal z nimi najbardziej efektywną formę kontaktu (telefon, e-mail, MS Teams).

Artykuł powstał w efekcie komunikacji asynchronicznej pomiędzy Małgosią, Anią i Iwoną. To działa!

Małgorzata Korytowska, Anna Waśniowska, Pion CEO, Iwona Demidowicz-Wawrzyniuk, Centrum Eksperckie – Way of Working